Der Dienstplan ist ein zentrales Element in allen Unternehmen, die Mitarbeiter beschäftigen. Er ist nicht nur ein Instrument zur Organisation der Arbeitszeiten, sondern auch ein wichtiger Faktor für die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter. Denn wenn der Dienstplan optimal auf die Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeiter abgestimmt ist, bedeutet dies weniger Stress, mehr Effizienz und eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit.

Ziele des Dienstplans

Bevor Sie den Dienstplan an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen können, sollten Sie sich über dessen Ziele im Klaren sein. Die folgenden Ziele sollten hierbei im Fokus stehen:

• Sicherstellung der Betriebsabläufe: Der Dienstplan sollte sicherstellen, dass alle notwendigen Betriebsabläufe vollständig abgedeckt sind.
• Personaleinsatzoptimierung: Der Dienstplan sollte sicherstellen, dass das Personal optimal eingesetzt wird, um Über- oder Unterbesetzung zu vermeiden.
• Mitarbeiterzufriedenheit: Der Dienstplan sollte die Mitarbeiterzufriedenheit und Motivation sicherstellen und flexible Arbeitszeitmodelle berücksichtigen.
• Arbeitsschutz: Der Dienstplan sollte die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes berücksichtigen und sicherstellen, dass die Mitarbeiter genügend Ruhezeiten erhalten.
• Wirtschaftlichkeit: Der Dienstplan sollte die Kosten für Personal so gering wie möglich halten und produktive Arbeitszeiten erhöhen.

Bedürfnisse des Unternehmens

Um den Dienstplan an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen, sollten Sie als Erstes klären, welche Anforderungen das Unternehmen hat. Hierbei sollten Sie folgende Fragen beantworten:

• Wie viele Mitarbeiter sind in welcher Funktion notwendig und zu welcher Zeit?
• Welche Vorgaben gibt es hinsichtlich der Arbeitszeitgestaltung?
• Welche Betriebsabläufe müssen berücksichtigt werden?
• Welche Funktionen benötigen besonders viel Ressourcen?
• Welche Schwankungen gibt es in der Auslastung und wie können diese abgedeckt werden?

Nur wenn Sie die Anforderungen des Unternehmens kennen, können Sie den Dienstplan entsprechend optimieren. So können beispielsweise Veränderungen in der Schichtdauer oder dem Schichtsystem helfen, Arbeitsabläufe und Kosten zu optimieren.

Bedürfnisse der Mitarbeiter

Neben den Anforderungen des Unternehmens sollten Sie auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigen. Hierbei sollten Sie folgende Fragen stellen:

• Welche Präferenzen haben die Mitarbeiter hinsichtlich Schichtlängen und -systemen?
• Welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten erwarten die Mitarbeiter?
• Wünschen sich Mitarbeiter eine bestimmte Anzahl an freien Tagen in der Woche?
• Welche Arbeitszeitmodelle gibt es (z.B. Jobsharing oder Teilzeit) und wie können sie in den Dienstplan eingebunden werden?

Eine gute Möglichkeit, Mitarbeiterwünsche in den Dienstplan zu integrieren, ist die Mitarbeiterbeteiligung. Mitarbeiter sollten ein Mitspracherecht bei der Dienstplangestaltung haben, um eine höhere Akzeptanz und Arbeitszufriedenheit zu erzielen.

Dienstplan schreiben – das erste Mal – oh je, wie geht das?

Tools zur Dienstplangestaltung

Eine manuelle Erstellung des Dienstplans kann sehr zeitaufwendig und fehleranfällig sein. Aus diesem Grund sollten Sie auf Tools zur Dienstplangestaltung setzen. Es gibt viele verschiedene Programme und Anwendungen, die dabei helfen können, den Dienstplan optimal zu gestalten. Hierbei sollten Sie darauf achten, dass das Tool folgende Funktionen bietet:

• Integration der Anforderungen des Unternehmens und der Mitarbeiter
• Automatisierte Erstellung des Dienstplans
• Flexible Anpassungsmöglichkeiten
• Übersichtliche Darstellung des Dienstplans
• Integration von Urlaub und krankheitsbedingten Ausfällen

Kontinuierliche Verbesserung

Der Dienstplan sollte nicht als statisches Instrument betrachtet werden, sondern kontinuierlich verbessert werden. Hierbei sollten Sie Feedback von Mitarbeitern einholen und den Dienstplan regelmäßig überprüfen, um Optimierungspotenziale zu erkennen und gezielt zu bearbeiten.

Fazit

Die Optimierung des Dienstplans kann das Unternehmen nicht nur effizienter gestalten, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit steigern und dadurch langfristig zu einer besseren Arbeitsleistung und höheren Motivation führen. Es ist wichtig, die Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeiter gleichermaßen zu berücksichtigen und gegebenenfalls auf Tools zur Dienstplangestaltung zurückzugreifen. Eine kontinuierliche Überprüfung und Verbesserung ist unerlässlich, um den Dienstplan an die stetig verändernden Anforderungen des Unternehmens anzupassen.